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Questions générales sur le Bail électronique

Il est possible de débuter votre bail avec les informations provenant de vos demandes de location. Lorsque votre demande de location est signée et acceptée, il est possible d’ajouter les informations pertinentes du locataire directement dans votre bail.

Tutoriel vidéo à venir

Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau bail », situé dans votre tableau de bord « Mes Baux ». Remplissez toutes les sections de votre nouveau bail.

  1. Section A
    a. Information sur le locateur : inscrire vos informations
    b. Information sur le locataire : inscrire les informations de votre locataire
    i. Un maximum de 4 locataires peut être inscrit au bail
    ii. Inscrire l’adresse actuelle du locataire

ATTENTION : le courriel est essentiel pour la demande de signature électronique

  1. Section B
    a. Inscrire les informations du logement loué
    i. Adresse
    ii. Accessoires et dépendances
  2. Section C
    a. Spécifier la durée du bail
  3. Section D
    a. Inscrire le montant du loyer et les conditions de paiement
  4. Section E
    a. Spécifier les services et conditions

NOTE : Il est possible d’utiliser le modèle des règlements de la CORPIQ et de désélectionner les clauses non pertinentes et d’ajouter facilement de nouvelles clauses. Il est aussi possible de téléverser vos propres règlements.

  1. Section F
    a. Spécifier les détails d’une nouvelle construction ou un changement d’affectation
  2. Section G
    a. Spécifier le loyer le plus bas des 12 derniers mois
  3. Section H
    a. Préparation à la signature et Caution
  4. Section I
    a. Au besoin, inscrire le nom du ou des conjoint(s)
  5. Annexe
    a. Remplir les éléments nécessaires de l’annexe
  6. Documents complémentaires
    a. Ajouter des documents au bail
  7. Révision
    a. Veuillez réviser et vous assurer que toutes les informations sont exactes.
    ATTENTION c’est votre dernière chance d’effectuer des modifications.
    b. Confirmer votre acceptation des conditions d’utilisation
  8. Production d’un Bail
    a. Vérifiez la disponibilité de crédit afin de générer le Bail
    b. Il est possible pour vous de recharger vos crédits à cette étape
    ATTENTION : Une fois généré il n’est plus possible de faire des modifications et aucun remboursement sera possible.
  9. Faire signer le Bail
    a. Il y a deux méthodes de signature pour le bail :
    i. La signature manuscrite, une fois votre bail conclu, il est possible d’imprimer ce dernier et nous vous laissons libre d’obtenir les signatures du ou des locataire(s).
    ii. La signature électronique, pour vous éviter les allers-retours ou de vous déplacer, nous vous donnons l’opportunité de signer ce dernier électroniquement. Le processus de signature de documents signés numériquement avec la solution de Notarius est conforme et accepté par le Tribunal administratif du logement.
  10. Conclure le Bail : l’étape finale de la production du bail. Cette étape permet de produire le bail final avec toutes les signatures.

Lors de la création d’un bail, celui-ci est sauvegardé automatiquement à chaque modification. Il est donc possible de revenir à votre bail en cours de création à n’importe quel moment.

Il est possible de supprimer un bail avant que celui-ci soit généré. Utilisez l’icône de la petite poubelle en haut à droite de l’écran dans le bail.

Nous avons pris toutes les mesures afin de nous assurer la conformité avec la loi en vigueur lors de la production et la signature de vos baux. Notre formulaire officiel de bail est obtenu directement et autorisé par publication Québec. La signature vérifiée et certifiée par notre partenaire Notarius assure la fiabilité juridique de la signature de votre bail en répondant aux plus hauts standards de l’industrie.

Lorsque vous remplissez la section E du bail, il est possible de sélectionner le modèle de règlements d’immeuble proposé par la CORPIQ ou de téléverser votre propre version. Si vous sélectionnez le modèle proposé, vous pouvez faire des ajustements aux clauses fournies (ex. : retirer la clause buanderie). Il est aussi possible d’ajouter vos propres clauses.

Oui, il est possible de téléverser les documents suivants :

• Règlement d’immeuble
• Règlement de copropriété
• Autre(s) Annexe(s)
• Autre(s) document(s)

NOTE : Au besoin, obtenez les signatures requises sur vos documents avant de les téléverser.

Nous acceptons les fichiers au format pdf (non-editable, pas de formulaire acroform actif) ne dépassant pas les 8Mo par document.

Si le document que vous souhaitez téléverser est trop lourd, nous vous recommandons de réduire le volume de ce dernier avant de le téléverser.

De nombreux outils existent sur le marché pour réduire le poids de vos documents. Vous pouvez par exemple utiliser l’outil en ligne I Love pdf.

Lors de l’utilisation de Proprio Location plusieurs courriels sont envoyés par le système. Il est possible que les courriels arrivent dans le dossier des courriels indésirables. SVP, assurez-vous de bien vérifier les dossiers de réception, indésirable et autre dossier SPAM.

Un bail en noir et blanc ne sera jamais invalide. Il est cependant fortement suggéré de l’imprimer en couleur. Le bail sera toujours légal peu importe la couleur, mais l’idée est de respecter l’intention du législateur lorsque certaines parties du bail ont été conçues en couleur et ne seront pas aussi évidentes en noir et blanc.

Si votre bail a été généré, il ne sera pas possible de changer l’adresse courriel inscrite sur le bail.

Cependant vous pourrez changer l’adresse courriel de communication d’un ou de plusieurs signataires qui avaient une adresse courriel au moment de la génération du bail.

 

Pour cela rien de plus simple :

1. Je vais dans l’outil de gestion du bail

2. J’appuie sur le bouton avec l’icône crayon à gauche juste à côté des adresses courriels des signataires

Étape 2

3. Je modifie l’adresse courriel concernée

Étape 3Étape 4

4. J’appuie sur l’icône de l’avion en papier pour renvoyer le bail à la nouvelle adresse de communication

5. Le tour est joué, le signataire recevra le bail à sa nouvelle adresse courriel

Un bail est un contrat entre plusieurs parties. Afin que ce dernier soit valide, il doit être le même pour l’ensemble des signataires.

Pour cela, au moment de la révision de votre bail, nous vous demandons de choisir la langue dans laquelle sera généré le bail.

Votre ou vos locataires recevront donc tous le bail dans la langue que vous aurez choisie au préalable.

Pour enregistrer correctement les informations que vous mettez sur un bail, vous devez disposer d’une connexion internet sinon nous ne pourrons enregistrer vos données pour la production et l’envoi de votre bail.

Afin de pouvoir être en bonne et due forme avec Publications Québec concernant l’usage de leur modèle et ainsi être en légalité auprès du Tribunal administratif du logement, nous devons donc respecter les espaces prévus à cet effet sur le bail.

Pour vous faciliter le processus de remplissage nous vous mettons en évidence le nombre de caractère possible et quelques conseils pour ainsi avoir un affichage optimal sur le bail :

Profitez du moment de la révision de votre bail pour vérifier que tous vos textes apparaissent correctement. Si cela n’est pas le cas, c’est que vous avez surement dépassé le nombre de caractères.

Pour éviter cette situation, nous vous recommandons d’adapter vos contenus pour qu’ils soient le plus court et précis possible.

Si vous voulez gagner un peu de place, certaines contractions peuvent être admises comme par exemple : deux –> 2.

« Le formulaire de bail du Tribunal administratif du logement est obligatoire, depuis le 1er septembre 1996. Il doit être utilisé pour tout nouveau bail de logement, qu’il s’agisse d’une chambre, d’un appartement, d’un appartement en copropriété divise (condominium), d’une maison, etc. »

Lorsque vous souhaitez louer uniquement une chambre à une personne, rien de plus simple.

En remplissant votre bail, à la section B et au niveau de l’adresse du logement loué, vous n’avez qu’à mettre « 1 » pour le nombre de pièces :

Achat de crédits et frais d’utilisation

Pour la génération d’un bail électronique, le prix régulier est de 7,49$ / bail

Prix de lancement : 4,49$ / bail pour une durée limitée

Prix spéciaux au volume

• 50 baux (12% de rabais) – 329,56$ (6,59$ / bail)
• 100 baux (18% de rabais) – 614,18$ (6,14$ / bail)
• 250 baux (36% de rabais) – 1160,95$ (4,64$ / bail)

Si vous êtes membre CORPIQ, vous obtenez un rabais de 40% sur le prix régulier.

Frais afférents obligatoires
Le Bail électronique de la CORPIQ est conforme à celui imposé par le Tribunal administratif du logement. Certains frais sont exigés pour valider l’authenticité du produit. Par exemple, des frais sont réclamés par les Publications du Québec étant donné qu’il s’agit du bail officiel (1,99$ par bail) et des droits d’auteur sont perçus par le Gouvernement du Québec. La signature électronique Notarius, les frais de service (soutien technique et mise en ligne), ainsi que les frais de transaction (cartes de crédit et frais financiers) sont aussi inclus dans le prix total.

 

Frais de système intégré
Les frais pour le système intégré (frais de plateforme, transfert automatique des informations de la Demande de location vers le Bail électronique) et les documents exclusifs de la CORPIQ (Annexes et Règlements d’immeuble intégrés) sont aussi inclus dans le montant total de 7,49$. Toutefois, les membres CORPIQ n’ont pas à payer les frais de système intégré.

Lors de la production d’un bail, il est possible d’acheter des crédits valables pour la création du bail. L’icône « panier » au haut de l’écran permet également d’accéder à la page d’achat de crédits à tout moment.

Vérifiez sur le site ProprioLocation afin de voir les offres en vigueur.

Les crédits achetés n’ont pas de date d’expiration. Utilisez-les quand vous le souhaitez.

Les crédits peuvent être remboursés. SVP, faites votre demande par écrit à info@corpiq.com en ajoutant les informations détaillées de votre demande ainsi qu’une copie de votre facture. Veuillez prévoir entre 48 à 72 heures pour le traitement de votre remboursement.

Dans votre profil, vous trouverez une section pour acheter des baux et consulter votre historique d’achat.

Oui, les frais sont les mêmes lors de la production d’un bail papier ou pour une signature électronique.

Statuts du bail et signature électronique

Dans le tableau de bord de votre bail, il est possible de suivre le processus de signature des locataires en temps réel. Les différents statuts d’un bail peuvent être : en production, en attente de signature, signé, à conclure, conclu.
Une fois signé par les locataires vous allez devoir conclure ce bail afin d’y apposer votre signature et produire la version finale.

Ayez en mémoire que l’Article 1895 du Code civil du Québec rappelle que « Le locateur est tenu, dans les 10 jours de la conclusion du bail, de remettre un exemplaire du bail au locataire ».

1. En production : un bail en cours de production
2. En attente de X signature(s) : un bail produit et en attente de signature
3. Signé : le bail a été signé par toutes les parties prenantes hormis vous (locataire et endosseur)
4. À conclure : le bail nécessite votre attention afin de produire la version finale
5. Conclu : le bail est produit et final

Une signature électronique permet de garantir à un document électronique son origine, son intégrité et son authenticité et garantit l’acceptation du texte qu’il contient en prouvant que vous êtes bien la personne qui a apposé sa signature. De plus, elle assure l’intégrité du document, c’est-à-dire qu’elle atteste que ce dernier n’a pas été modifié depuis la signature. Elle renforce également la pérennité du document en veillant à ce qu’il demeure valide pendant des années.

Oui, il est possible de produire un bail et de l’imprimer afin de recueillir les signatures manuscrites. Le bail doit être imprimé en couleur et sur du papier au format légal (8½ x 14).

Oui, un courriel est envoyé suivant la signature d’un locataire et un courriel est envoyé lorsque tous les locataires ont signé.

Il n’y a aucune limite de temps au(x) locataire(s) et endosseur(s) pour signer leur partie du bail.

Si les signatures tardent à vous être retournées, nous vous conseillons d’effectuer un suivi et de contacter directement les signataires manquants.

Au besoin vous pouvez leur renvoyer une copie du bail à signer par courriel.

Vous souhaitez imprimer une copie de votre bail, mais vous souhaitez vérifier ou changer le format d’impression? Pour cela, rien de plus simple.  

Cliquez sur le bouton « Imprimer » une fois que votre bail est signé par tous les partis s’il s’agit d’un bail électronique. Si vous avez choisi la méthode de signature papier, vous pouvez directement imprimer une version dès la génération du bail.  

 

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Imprimer », vous pourrez choisir le format que vous souhaitez et bien d’autres paramètres.  

Nous tenons à rappeler que le format du bail officiel est le format légal (8½ x 14). 

 

Sur les appareils Apple (Mac, Ipad et Iphone), quand vous cliquerez sur « Impression » cela vous téléchargera une copie du bail. Allez dans le dossier où vous l’aurez téléchargé puis imprimez-le au format souhaité.  

 

Avant de lancer l’impression, pensez à regarder l’aperçu pour vous donner une idée du résultat. 

Locataires

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